Yhtiökokous 2022

Yhtiökokous 2022

EcoUp Oyj:n osakkeenomistajat kutsutaan varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 24.5.2022 klo 12.00 alkaen, osoite: Tapahtumatila Eliel, Töölönlahdenkatu 2, Helsinki

Yhtiön hallitus on päättänyt poikkeuksellisesta kokousmenettelystä COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi 8.5.2021 voimaan tulleen väliaikaisen lain (375/2021) nojalla. COVID-19-pandemian leviämisen rajoittamiseksi yhtiökokous järjestetään ilman osakkeenomistajien tai näiden asiamiesten läsnäoloa kokouspaikalla.

Osakkeenomistajat voivat osallistua varsinaiseen yhtiökokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan ainoastaan äänestämällä ennakkoon sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla. Myös asiamiesten on äänestettävä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla. Tarkemmat ohjeet löytyvät yhtiökokouskutsun osasta C. ”Ohjeita varsinaiseen yhtiökokoukseen osallistuville”.

Yhtiökokouksen jälkeen järjestetään yleisölle avoin webcast ajankohtaisista asioista. Webcastia seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen. Ohjeet osakkeenomistajille webcastin seuraamiseksi etäyhteydellä löytyvät yhtiökokouskutsun osasta C ”Ohjeita kokoukseen osallistujille”.

Siirry seuraamaan lähetystä tästä.

OHJEITA VARSINAISEEN YHTIÖKOKOUKSEEN OSALLISTUVILLE

Osallistumista reaaliaikaisen tietoliikenneyhteyden välityksellä tai tallennetta varsinaisesta yhtiökokouksesta ei ole saatavilla. Osakkeenomistajat voivat osallistua kokoukseen ja käyttää osakkeenomistajan oikeuksiaan vain äänestämällä ennakkoon (joko henkilökohtaisesti tai asiamiehen välityksellä) sekä esittämällä vastaehdotuksia ja kysymyksiä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla. Myös asiamiesten on äänestettävä ennakkoon jäljempänä kuvatulla tavalla.

Videoyhteyslinkki yhtiökokouksen jälkeen järjestettävän, yleisölle avoimeen webcastin seuraamiseksi julkaistaan yhtiön verkkosivulla osoitteessa www.sijoittajat.ecoup.fi/fi/hallinnointi/yhtiokokous2022. Webcastia etäyhteydellä seuraavien osakkeenomistajien ei katsota osallistuvan yhtiökokoukseen. Yhtiökokouksen ääniluettelo ja äänestysten tulokset määräytyvät yksinomaan ennakkoäänestyksen perusteella.

Osallistumisoikeus

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.5.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Ilmoittautuminen ja äänestäminen

Ilmoittautuminen yhtiökokoukseen ja ennakkoäänestys alkavat 5.5.2022 klo 12.00. Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiökokoukseen ja äänestää ennakkoon viimeistään 17.5.2022 klo 16.00, mihin mennessä äänten on oltava perillä.

Ennakkoäänestyslomake

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa pyydetyt tiedot, kuten osakkeenomistajan nimi, syntymäaika ja yhteystiedot. Osakkeenomistajien EcoUp Oyj:lle tai Innovatics Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

Osakkeenomistaja, jonka osakkeet ovat rekisteröitynä hänen suomalaisella arvo-osuustilillään, voi ilmoittautua ja äänestää ennakkoon tiettyjen yhtiökokouksen asialistalla olevien asiakohtien osalta 5.5.2022 klo 12.00 – 17.5.2022 klo 16.00 välisenä aikana seuraavilla tavoilla:

a) Sähköisesti elektronisen ilmoituspalvelun kautta osoitteessa sijoittajat.ecoup.fi/fi/hallinnointi/yhtiokokous2022

Sähköisessä ilmoittautumisessa ja ennakkoäänestämisessä vaaditaan osakkeenomistajan tai hänen lakimääräisen edustajansa tai asiamiehensä vahva tunnistautuminen suomalaisilla tai ruotsalaisilla pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella.

b) Sähköpostitse tai postitse

Postitse tai sähköpostitse ennakkoon äänestävän osakkeenomistajan tulee toimittaa yhtiön internetsivuilta osoitteessa sijoittajat.ecoup.fi/fi/hallinnointi/yhtiokokous2022 saatavilla oleva ennakkoäänestyslomake tai vastaavat tiedot Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / EcoUp Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi.

Osakkeenomistajan ennakkoäänet otetaan huomioon edellyttäen, että osakkeenomistaja toimittaa asianmukaisesti täytetyn ja allekirjoitetun ennakkoäänestyslomakkeen sekä mahdolliset tarvittavat liitteet lomakkeella annettujen ohjeiden mukaisesti ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä. Asianmukaisesti täytetyn lomakkeen toimittaminen edellä esitetyn mukaisesti katsotaan sisältävän sekä ilmoittautumisen että ennakkoäänestämisen.

Osallistuminen asiamiehen välityksellä

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Myös osakkeenomistajan valtuuttama asiamies voi osallistua kokoukseen vain äänestämällä osakkeenomistajan puolesta ennakkoon tässä kutsussa kuvatulla tavalla.

Asiamiehen on tunnistauduttava sähköiseen ilmoittautumispalveluun ja ennakkoäänestykseen henkilökohtaisesti vahvalla tunnistautumisella, jonka jälkeen hän pääsee tekemään ilmoittautumisen ja äänestämään ennakkoon edustamansa osakkeenomistajan puolesta.

Asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Lakimääräisen edustusoikeuden voi osoittaa hyödyntämällä sähköisessä ilmoittautumispalvelussa käytettävissä olevaa suomi.fi valtuudet -palvelua.

Osakkeenomistajan asiamiehen on toimitettava asianmukaisesti täytetyt ja allekirjoitetut valtuutusasiakirjat yhdessä asianmukaisesti täytetyn ja allekirjoitetun ennakkoäänestyslomakkeen kanssa lomakkeella annettujen ohjeiden mukaisesti ensisijaisesti sähköisen ilmoittautumisen ja ennakkoäänestämisen yhteydessä tai vaihtoehtoisesti Innovatics Oy:lle postitse osoitteeseen Innovatics Oy, Yhtiökokous / EcoUp Oyj, Ratamestarinkatu 13 A, 00520 Helsinki tai sähköpostitse osoitteeseen agm@innovatics.fi. ennen ilmoittautumisajan ja ennakkoäänestyksen päättymistä, mihin mennessä asiakirjojen on oltava perillä.

Jos osakkeenomistaja haluaa osallistua yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, kutakin arvo-osuustiliä koskevat erilliset valtuutusasiakirjat on toimitettava ja niillä on ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä 12.5.2022. Osallistuminen yhtiökokoukseen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 19.5.2022 klo 10 mennessä.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, merkittäväksi yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa. Lisäksi omaisuudenhoitajan tilinhoitajayhteisön tulee huolehtia ennakkoon äänestämisestä hallintarekisteröidyn osakkeenomistajan puolesta hallintarekisteröityihin osakkeisiin sovellettavan ilmoittautumisajan kuluessa.

KYSYMYKSET JA VASTAEHDOTUKSET

Osakkeenomistajilla, joilla on vähintään yksi sadasosa (1/100) yhtiön kaikista osakkeista, on oikeus tehdä äänestykseen otettava vastaehdotus yhtiökokouksen asialistalla oleviin päätösehdotuksiin. Tällaiset vastaehdotukset on toimitettava yhtiölle sähköpostilla osoitteeseen eero.heikkinen@ecoup.fi viimeistään 4.5.2022 klo 16.00, mihin mennessä vastaehdotusten on oltava perillä. Vastaehdotuksen tekevien osakkeenomistajien on esitettävä vastaehdotuksen toimittamisen yhteydessä riittävä selvitys omistuksestaan. Vastaehdotukset julkaistaan 5.5.2022 tällä internet-sivulla.

Vastaehdotus otetaan käsiteltäväksi yhtiökokouksessa sillä edellytyksellä, että osakkeenomistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen ja osakkeenomistaja omistaa yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä vähintään yhden sadasosan (1/100) yhtiön kaikista osakkeista. Jos vastaehdotusta ei oteta käsiteltäväksi yhtiökokouksessa, vastaehdotuksen puolesta annetut äänet jäävät ottamatta huomioon.

Osakkeenomistaja voi esittää osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:ssä tarkoitettuja kysymyksiä kokouksessa käsiteltävistä asioista 9.5.2022 klo 16.00 asti sähköisessä ilmoittautumispalvelussa tai sähköpostitse osoitteeseen eero.heikkinen@ecoup.fi.

Tällaiset osakkeenomistajien kysymykset, yhtiön vastaukset niihin sekä mahdolliset muut kuin äänestykseen otetut vastaehdotukset ovat saatavilla tällä verkkosivulla viimeistään 13.5.2022. Kysymysten esittämisen yhteydessä osakkeenomistajan on esitettävä riittävä selvitys osakeomistuksestaan.

Yhtiökokousasiakirjat

Korjaus Yhtiökokouskutsuun
Yhtiökokouskutsu
Ehdotus hallituksen uudeksi jäseneksi
Ehdotus hallituksen uudeksi jäseneksi
Hallituksen toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastuskertomus 2021
Tilinpäätöstiedote 2021
Valtakirja sisältäen äänestysohjeet
Tietosuojaseloste
Ennakkoäänestyslomake

Tärkeitä päivämääriä

5.5.2022 klo 12.00	Ilmoittautuminen alkaa
12.5.2022	Yhtiökokouksen täsmäytyspäivä
17.5.2022 klo 16.00	Ilmoittautuminen päättyy
19.5.2022 klo 10	Hallintarekisteröidyt merkitään osakasluetteloon, viimeistään
24.5.2022 klo 12.00 alkaen	Yhtiökokous
26.5.2022	Osingonmaksun täsmäytyspäivä
2.6.2022	Osingon maksupäivä
7.6.2022	Yhtiökokouksen pöytäkirja nähtävillä yhtiön internetsivuilla viimeistään